باید‌ها و نباید‌های روابط عمومی در ارتباط با رسانه‌ها
روابط عمومی‌ها و خبرنگاران از اجزای مهم زنجیره ارتباطات اجتماعی هستند که در صورت ایفای درست وظایف خود، نیازهای اطلاعاتی جامعه را رفع می‌کنند.
باشگاه خبرنگاران جوان؛ عاشوری - از شنبه ۲۷ اردیبهشت (روز ارتباطات و روابط عمومی) تا روز جمعه ۲ خرداد، هفته روابط عمومی است. ضمن تبریک این روز و هفته به خانواده بزرگ ارتباطات کشور، به عنوان یک خبرنگار آرزو می‌کنم دوستان روابط عمومی برای هموار شدن جاده‌های سنگلاخ اطلاع رسانی بیش از پیش بکوشند.
روابط عمومی و خبرنگاری دو حلقه مهم از زنجیره ارتباطات اجتماعی هستند که در صورت ایفای درست وظایف خود، ابهام و نیاز اطلاعاتی جامعه را رفع می‌کنند. افزایش حجم اخبار غیرموثق و مبهم در جوامع ناشی از عملکرد ناقص روابط عمومی‌ها و خبرنگاران در زمینه اطلاع رسانی است.
امروزه روابط عمومی‌ها امکانات گوناگونی برای انتقال اطلاعات، اخبار، عملکرد، تصمیم گیری‌ها و برنامه ریزی سازمان‌های متبوع خود در اختیار دارند، اما هیچکدام از این شیوه‌ها کارایی رسانه‌های جمعی را ندارند. رسانه‌ها به عنوان یک امکان بالقوه مناسب‌ترین فرصت‌ها را برای ارتباط روابط عمومی با افکار عمومی فراهم می‌کنند. در حالی که به نظر می‌رسد «ارتباط با رسانه‌ها» آنگونه که باید، در اولویت اقدامات روابط عمومی‌ها قرار ندارد.
روابط عمومی نباید پنهان‌کاری کند
با وجود تحولات دهه‌های اخیر و وقوع پدیده‌ای به عنوان روابط عمومی الکترونیک در کشور و علیرغم فعالیت برخی روابط عمومی‌های آگاه، متعهد و متخصص در اداره‌ها، نهاد‌ها و سازمان‌ها، متأسفانه برخی روابط عمومی‌ها به جای اینکه نماینده‌های خبری دستگاه‌های اجرایی خود باشند، نقش صافی‌های خبری را ایفا می‌کنند و به شیوه‌های مختلف از دستیابی رسانه‌ها به اخبار و اطلاعات واقعی جلوگیری و پنهان‌کاری می‌کنند.
حال آنکه در دنیای نوین ارتباطات و اطلاع رسانی‌های لحظه‌ای، یک روابط عمومی کارآمد و توانا، به جای اینکه دیواری غیرقابل نفوذ بین مدیر و رسانه‌ها ایجاد کند؛ باید اطلاعات و مهارت‌های خودش را افزایش دهد تا در مواقع لزوم بدون اتلاف وقت و با سرعت، صحت و دقت پاسخگوی نیازهای خبری رسانه‌ها باشد.
بیشتر بخوانید:
- روابط عمومی، آینه زیبایی‌ها
- صداقت اولویت اول روابط عمومی‌ها باشد
- روابط‌عمومی خلاق جایگاه یک دستگاه را ارتقا می‌دهد
یک روابط عمومی حرفه‌ای باید مهارت فنی، دانش تخصصی، ویژگی‌های فردی مانند قدرت بیان، قلم توانا، توانمندی در تجزیه و تحلیل مسائل و سعه صدر داشته باشد تا بتواند تعامل مطلوب و مؤثری با رسانه و افکار عمومی برقرار کند.
ناگفته پیداست که ارتباط تنگاتنگ با اینترنت، داشتن حداقل یک سایت تخصصی برای سازمان، کانال خبری در فضای مجازی، توجه به اطلاع رسانی آنلاین، حضور مستمر و فعال در پیام رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی از ضروریات روابط عمومی‌ها در دوره امروز است. حال آنکه بسیاری از روابط عمومی‌های ما یا سایت و کانال ارتباطی ندارند یا سایت و کانال و پرتال‌های خبری‌شان روزها، ماه‌ها و حتی سال هاست که بروزرسانی نشده است!
برخی روابط عمومی‌ها هم آنچنان در دسترس نیستند که بابت یک سوال جزئی باید در انواع پیام رسان‌های داخلی و خارجی با چراغ به دنبالشان بگردی و پیام بدهی، بعدتر پیامک بفرستی: پیام رسان فلان را چک کنید، دوباره زنگ بزنی، بگویی: وقت کردید پیامک‌ها را چک کنید لطفا! و ماجرا‌هایی از این قبیل ...
چه رسد در مواقع حساس و بحرانی یا مناسبت‌های خاص که دیگر اصلا پاسخگو نیستند، واحد و مسئول ارتباط با رسانه‌ها ندارند؛ اگر هم باشد اظهار بی اطلاعی می‌کند، پشت گوش می‌اندازد، زمان هدر می‌دهد و هر راهی می‌رود جز ارسال یک جواب ساده و روشن که از قضا با رفع شایعات و اخبار کذب، اول به خود آنها کمک می‌شود!
روابط عمومی باید تحلیلگر باشد
روابط عمومی با اهمیت دادن به ارتباط با رسانه‌ها و اندکی خلاقیت (حتی در دل بحران‌ها) می‌تواند فرصتی برای اطلاع‌رسانی و ایجاد اعتماد عمومی به دست آورد. برای همین است که در تعریف روابط عمومی گفته‌اند: «روابط عمومی موفق نه توجیه‌گر است، نه تبیین‌گر بلکه تحلیلگر است. روابط عمومی می‌بایست به عنوان یک پل و کانال ارتباطی دو سویه میان سازمان و محیط پیرامون خویش عمل کند».
این موضوع درباره اصحاب رسانه هم صدق می‌کند، خبرنگارانی که بدون رعایت اخلاق حرفه‌ای و نداشتن دانش و مهارت در این زمینه ورود و فعالیت می‌کنند، بیش از آنکه به اطلاع رسانی صحیح کمک کنند، مایه دردسر روابط عمومی‌ها و دلزدگی جامعه از اخبار و روایات می‌شوند.
در هفته روابط عمومی سال ۱۴۰۴، قدردان زحمات روابط عمومی‌های صبور، بی ادعا و پرحوصله‌ای هستیم که همواره یاریگر خبرنگاران (از مبتدی تا کاربلد) بوده و هستند و به اطلاع رسانی شفاف و به موقع در جامعه کمک می‌کنند.
