چند پيشنهاد ساده براي يک برنامه‌ريزی موفق
براي يک برنامه‌ريزي خوب بايد اول از هر چيزي خودتان را خوب بشناسيد. اين که براي هر کاري چه قدر زمان مي‌گذاريد و کارهاي روزانه‌تان شامل چه مواردي مي‌شود.
به گزارش مجله شبانه باشگاه خبرنگاران، چند قدم راه آمده‌اي و با يک دوست قديمي خاطراتت را مرور مي‌کني، روي صندلي‌هاي تک نفره کلاس نشسته‌اي و داري امتحان مي‌دهي و يا پاي تلويزيوني و برنامه محبوبت را نگاه مي‌کني، اين طور وقت‌ها است که ساعت ديگر يک وسيله براي اعلام وقت نيست.
يک وسيله است براي غافلگيري. زماني که اگر حواست به آن نباشد به سرعت مي‌گذرد و نمي‌تواني جلويش را بگيري و مهم‌تر از آن اگر برايش برنامه‌اي نداشته باشي، به طور حيرت‌انگيزي جلوي همه کارهايت را مي‌گيرد. در يک کتاب که درباره گذشت زمان از نگاه آدم‌هاي سرشناس بود خواندم «تو ممکن است تاخير داشته باشي اما زمان نه». زماني که گذشتنش را
حضرت علي (ع) به گذشتن ابرها تشبيه کرده است و تنها راه کنترلش را داشتن برنامه. اول هر سال تحصيلي فرصتي است مناسب براي برنامه ريزي و حالا که سوز مهر ماه صورت‌تان را نوازش مي‌کند وقتش فرا رسيده است.
کورنومترتان را فعال کنيد!
بعضي‌ها را ديده‌ايد تا مي‌خواهند کاري
انجام بدهند براي اتمامش هم زمان تعيين مي‌کنند؟ مثلا همين مامان‌هاي
خودمان! براي خريدشان، براي پختن غذا يا حتي براي استراحت. در طول روز به
خيلي از کارهاي‌شان مي‌رسند و مدام هم گله و شکايت نمي‌کنند. در حقيقت اين
که براي هر کارمان يک بازه مشخص تعريف کنيم چيزي است که شايد خيلي‌هايمان
از آن خوش‌مان نيايد.
براي يک برنامه‌ريزي خوب بايد اول از هر چيزي خودتان را خوب بشناسيد. اين که براي هر کاري چه قدر زمان مي‌گذاريد و کارهاي روزانه‌تان شامل چه مواردي مي‌شود. اگر تا حالا به اين دو موضوع فکر نکرده‌ايد دست به کار شويد و خودتان را بسنجيد. زمان‌سنجي با جدول زير به شما کمک مي‌کند تا پيش از آن که زمان به حساب 24 ساعت‌تان برسد، شما به حساب خودتان برسيد.
جدول زمان سنجي
فعاليت‌هاي روزانه ساعت
صرف شده
خواب
نظافت و رسيدگي شخصي
تهيه و صرف غذا
امور خانوادگي
امور اجتماعي و تفريح (با دوستان)
آرامش/تماشاي تلويزيون/بازي‌هاي کامپيوتري و ...
تمرين/ورزش
رفت و‌آمد (مدرسه، محل کار و ...)
کار
کلاس
مطالعه درسي – مطالعه غير درسي
...
يک پازل زماني بسازيد
اسم برنامه‌ريزي که مي‌آيد خيلي‌ها لب و لوچه‌شان آويزان مي‌شود و نچ و نوچ مي‌کنند، البته خوب درک‌شان مي‌کنيم. سال کنکور آن‌قدر اين کلمه را توي گوش‌مان مي‌خوانند که ديگر حال‌مان بد مي‌شود و به موجوداتي «برنامه‌ريز گريز» تبديل مي‌شويم! ما اين‌جا فقط چند پيشنهاد ساده داريم که بتوانيد يک برنامه خوب و منعطف براي فرصت‌هاي خودتان بچينيد، حالا مي‌خواهد کاري باشد، درسي يا روزانه.
برنامه‌ريزي در سبک زندگي ديني ما، اصول خاصي دارد که هر کدام از اين اصول براي خودش يک دنيا تفصيل دارد. ما اين جا برايتان شرح و تفصيل اين اصول را به شکل چند نکته کوتاه و کوچک آورده‌ايم. اين اصول شامل ظرافت و دقت، تفکر و تدبير، مشورت، به هم نزدن برنامه‌ها، توکل و توسل است.
به نوع برنامه‌اي که مي‌ريزيد توجه کنيد
هر کسي متناسب با شخصيت خود و کارهاي روزمره‌اش و انعطافي که مي‌تواند در هر کار داشته باشد بايد نوع برنامه‌اش را انتخاب کند. منظورمان از نوع برنامه، روزانه بودن يا هفتگي و ماهانه بودن است.
يک روش خاص براي برنامه‌تان داشته باشيد!
در برنامه‌ريزي 2 معيار تعيين‌کننده هستند، يکي زمان و ديگري کار مورد نظر. بنابراين روش برنامه‌تان را بايد با تناسب کارهاي روزمره و يا هدفي که در نظر گرفته‌ايد «زمان محور» و يا «تکليف محور» تعيين کنيد. مثلا براي شب امتحان لازم است برنامه‌اي که مي‌ريزيد زمان محور باشد يعني تقسيم‌بندي‌هاي تان را بر اساس زمان و ساعت‌بندي انجام بدهيد، ولي براي انجام يک تحقيق، با وجود اهميت زمان، کارهايي که براي جلو بردن پروژه بايد انجام بدهيد، محور اساسي برنامه‌تان مي‌شود.
هر شب برنامه بنويسيد
اگر نوع برنامه‌تان را روزانه انتخاب مي‌کنيد بايد هر شب قبل از خواب چند دقيقه‌اي را وقت بگذاريد و فهرستي از کارهاي فرداي‌تان تهيه کنيد. اين طوري مي‌دانيد که فردا صبح بايد چه ساعتي بيدار شويد و چه قدر براي کارهاي مختلف وقت بگذاريد. مثلا اگر صبح کلاس داريد و کار بانکي هم داريد طبيعتا بايد کار بانکي‌تان را صبح زود و قبل از کلاس انجام دهيد.
اولويت‌بندي داشته باشيد
در برنامه روزانه‌تان تفريحي را در نظر گرفته‌ايد و فردا هم روز تحويل پروژه دانشگاهي‌تان است و هنوز نيمه کاره مانده، اين طور وقت‌ها انگار يک نفر مدام توي گوش آدم زمزمه مي‌کند که «حالا اين کارت رو هم انجام بده بعد ديگه تمام وقتت رو مي گذاري روي پروژه» اما ناغافل مي‌بينيد تمام زمان از دست رفته و به مهم‌ترين کار روزتان نرسيده‌ايد. اولويت‌بندي براي برنامه‌تان به شما کمک مي‌کند در طول روز مدام استرس انجام کارهاي مختلف را نداشته باشيد و بر اساس درجه اهميت هرکدام را انجام بدهيد.
کارهايتان رابه در و ديوار اتاق بچسبانيد!
برگه‌هاي رنگارنگ يادداشت خيلي خوب مي‌توانند توجه‌تان را جلب کنند. براي کارهايي که مي‌دانيد ساعات به خصوصي بايد انجام‌شان بدهيد و يا اين که احتمال فراموش شدن‌شان زياد است از آن‌ها استفاده کنيد. مثلا آب دادن به گلدان‌ها را مي توانيد روي يک برگه کوچک سبز رنگ بنويسيد و به در يخچال بچسبانيد.
«بايد» به جاي «شايد» و «اما» بياوريد
فهرست کارهايتان که در هر نوع برنامه آورده مي‌شود، بهتر است شامل جمله‌هاي تاکيدي متفاوت باشد. مثلا کارهايي که در اولويت‌هاي اول قرار مي‌گيرند را با عنوان «بايد» مشخص کنيد و کارهايي که در طول آن روز بهتر است انجام بشود اما اولويت نيست مي تواند در بخش «بهتر است انجام دهم» قرار بگيرد. اين طوري واژه‌ها معيار سريعي براي اهميت يک کار به شما مي‌دهند.
مديريت زمان يا مديريت خودمان؟
براي اين که بتوانيد حداکثر استفاده را از زمان‌تان در هر روز ببريد و به اجراي برنامه‌ها و فعاليت‌هاي‌تان متناسب با هدفهايتان برسيد بايد خودتان را مديريت کنيد. اين عبارت مديريت زمان که همه حرفش را مي‌زنند از نگاه خيلي از کارشناس‌ها مديريت خودمان است. ما نمي‌توانيم زمان را زياد و کم کنيم. در طول يک شبانه‌روز 24 ساعت داريم که بنا به رفتارهاي خودمان آن را به گونه‌هاي مختلف استفاده مي‌کنيم. در حقيقت اين خودمان هستيم که مدير خودمان مي‌شويم .
خوابي که بايد تنظيم شود
دسته‌اي از يک گونه نادر هستند که نسل‌شان هم رو به افزايش است متاسفانه، اين گونه صبح زودشان ساعت 12 ظهر است و شب شان هم حدود 2 به بعد شروع مي‌شود. اين گونه نادر به شدت از کمبود وقت نالان هستند. تنظيم وقت خواب و مشخص کردن يک ساعت براي اين‌که ساعت بدن هم با آن سازگار شود بهترين کار است. اين‌طوري به موقع به خيلي از فعاليت‌هايي که بايد در ساعات اوليه صبح انجام شوند هم مي‌رسيد.
به درخواست‌هاي غير ضروري نه بگوييد
پارک، سينما، پذيرفتن انجام پروژه دوستان، نان خريدن براي همسايه بغلي و... از کارهايي است که هر روز ممکن است به طور کاملا غير مترقبه در انتظارتان باشد. براي اين که اين حوادث برنامه‌ريزي‌تان را دستخوش تغيير نکند، بهتر است مهارت نه گفتن را در خودتان تقويت کنيد. براي اين که زمان و خودتان را مديريت کنيد بايد ياد بگيريد که نه بگوييد.
افسوس نخوريد
به جاي غصه خوردن و افسوس خوردن بابت کارهايي که نتوانسته‌ايد انجام بدهيد و زماني که از دست داده‌ايد، به شروع کاري که مد نظرتان است بپردازيد. در همين فرصت‌هايي که مي‌نشينيد و زانوي غم بغل مي‌کنيد مي‌شود زمينه‌سازي کرد براي نزديک شدن به هدفهايتان. حکايت داستان ابلوموف نباشيد که يک گوشه مي‌نشست و مدام افسوس اين که چرا فلان کار را نکرد و چرا به فلان آرزويش نرسيد مي‌خورد و ناگهان به خودش مي‌آمد که بايد از جايم برخيزم و کاري بکنم و رويا پردازي مي‌کرد که چه خوب مي‌شد اگر اين کار را مي کردم و باز سر جايش مي‌نشست.
درگير تعارف‌هاي بي جا نشويد
مراقب باشيد ديگران هر زماني که خواستند وقت شما را به خودشان اختصاص ندهند. از خود استقلال نشان دهيد و براي وقت‌تان ارزش قائل باشيد.
پاي اختراع گراهام‌بل ننشينيد
مکالمات تلفني در طول روز به طرز عجيب و غريبي از آدم وقت مي‌گيرند. اگر قبل از هر تماس، موضوع مورد نظرمان را مشخص کنيم، از حاشيه‌پردازي‌هاي معمول جلوگيري مي‌شود. براي تماس‌هايي هم که با شما مي‌گيرند، قوانيني داشته باشيد مثلا اگر براي انجام کاري در مضيقه زماني هستيد، ضمن عذرخواهي از کسي که با شما تماس گرفته است، از عبارت‌هاي «بعدا تماس مي‌گيرم» يا «اطلاع مي‌دهم» استفاده کنيد.
در محيط کاري دوستان‌تان را ملاقات نکنيد
براي ملاقات‌هاي‌تان در محيط‌هاي کاري بايد به طور ويژه‌اي برنامه داشته باشيد. گاهي اوقات قرار گذاشتن با يک دوست در يک محيط کاري يا درسي از طرفي باعث از دست رفتن زمان مخصوص کار و از طرف ديگر هم باعث اضطراب و استرس براي انجام نشدن کارها مي‌شود.
از زمان‌هاي مياني‌تان استفاده کنيد
بعضي کارها هستند که نمي‌شود مثلا يک روز و يا چند ساعت را براي‌شان اختصاص داد اما به تناسب سن و شغل و ويژگي‌هاي ديگر، اهميت پيدا مي‌کنند. مثلا بررسي کردن ايميل، کاري نيست که براي آن در روز زمان‌بندي معيني داشته باشيد اما مي‌توانيد کارهايي از اين دست را در زمان‌هاي مياني مثل وقت استراحت‌تان انجام بدهيد.
با موضوعاتي که دلخواه‌تان نيست وقت‌تان را هدر ندهيد
آرايشگاه، مطب دکتر و اتوبوس جاهايي
هستند که اوقات زيادي را در آن ها ناگزيريم دندان‌مان را روي جگر مبارک
بگذاريم. اين وقت‌ها دست به دامن مجلات و کاتالوگ‌هايي مي‌شويم که توي سالن
انتظار براي پر کردن وقت ما تدارک ديده شده و عموما مجلات و کاتالوگ‌هايي
که حداقل 2 يا 3 سال از تاريخ‌شان گذشته، زمان ما را پر مي‌کنند.
بهتر است از اين فرصت‌هاي انتظار براي بررسي فهرست برنامه‌هايمان با گوشي همراه يا دفترچه‌اي که همراه‌مان داريم استفاده کنيم. دانلود کتاب‌هاي الکترونيکي مورد علاقه و نگه داشتن آن روي گوشي همراه‌تان هم مي‌تواند اين موقع‌ها حسابي وقت‌تان را پر کند. اين طوري با يک تير دو نشان هم مي‌زنيد.
مرسي از مطالب خوبي ك در اختيارمون گذاشتين